POLÍTICAS Y TRATAMIENTO EN PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ALMACENES NAVARRO OSPINA S.A.

CONTENIDO

I. OBJETIVO
II. DEFINICIONES
III. PRINCIPIOS
IV. AUTORIZACIÓN
V. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
VI. ÁREA RESPONSABLE
VII. DEBERES
VIII. DERECHOS DEL TITULAR
IX. PROCEDIMIENTO

I. OBJETIVO

Con la intención de dar cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normatividad que rige la protección de datos personales, ALMACENES NAVARRO OSPINA S.A, presenta las siguientes políticas de tratamiento para la recolección, uso y transferencia de datos personales que la empresa, haya adquirido en virtud de la autorización expresa otorgada por el titular de la información. Dentro de estas políticas los titulares de la información podrán conocer, la finalidad del tratamiento de los datos, los deberes que tiene ALMACÉN NAVARRO OSPINA S.A. como fuente de la información, los derechos del titular del dato y el área responsable de atender las quejas y reclamos derivados de este tema.

II. DEFINICIONES

Para efectos de una mayor comprensión de estas políticas, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:

Dato sensible: Es la información que pertenece al fuero íntimo de la persona (pensamiento político, creencias religiosas, condición sexual, etc).
Dato domestico: Es aquella información de uso personal en nuestras relaciones personales (los números telefónicos que tengo en la agenda de mi celular).
Dato público: Es la información que se hace pública, con la finalidad de que cualquier persona pueda conocer una información concreta sobre cualquier persona tanto natural como jurídica (la información que se obtiene en cámara de comercio).
Titular de los datos: Es la persona natural o jurídica de la cual se recaudan los datos.
Responsable de los datos: Es la persona natural o jurídica, que determina los fines para los cuales se recepcionan los datos, los medios por los cuales se van a recepcionar y el tiempo por el cual serán usados dichos datos.
Encargado del tratamiento de los datos: Es la persona natural o jurídica, que por encargo del responsable hace el tratamiento o manejo de los datos personales.

III. PRINCIPIOS

El tratamiento de los datos personales está regido por los principios establecidos en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012, que son:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

IV. AUTORIZACIÓN

Está regulada en los artículos 5, 6, 7, 8, 9 y 10 del decreto 1377 del 2013, esta debe ser otorgada por el titular en aras del principio de la libertad y la autodeterminación informática. La autorización deberá recibirse en el mismo momento en que se reciban por parte del titular los datos personales susceptibles de tratamiento.

Igualmente dicha autorización podrá ser revocada en cualquier momento a solicitud del titular del dato, excepto en caso de que exista algún vinculo contractual o jurídico entre el responsable y el titular, donde la autorización se vuelve irrevocable.

La autorización podrá ser recolectada por medios técnicos, de forma escrita, o de manera oral, siempre y cuando el medio que se use, permita conservarla para ser usada como prueba en un eventual proceso ante la SIC.

V. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

La recolección de los datos personales por parte de ALMACENES NAVARRO OSPINA S.A., se hace en aras del desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

Desarrollar e implementar métodos de fidealización.
Realizar gestión de crédito y cobranza.
Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.
Informar sobre descuentos o promociones, de productos o servicios propios o de terceros.
Realizar campañas publicitarias o de mercadeo.
Todas aquellas finalidades que se deriven del vínculo existente entre ALMACENES NAVARRO OSPINA S.A. y el titular de la información.

ALMACENES NAVARRO OSPINA S.A., conforme a su objeto social y a las finalidades anteriormente mencionadas, recolecta de los titulares de información datos personales tales como: nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, identificación, información laboral, entre otros. Esto tiene su justificación en el hecho de que ALMACENES NAVARRO OPSINA S.A. como objeto social principal tiene a) la compra y venta de toda clase de artículos, especialmente electrodomésticos, computadoras, motos, telefonía móvil, artículos para la salud y belleza, artículos para la decoración y muebles, repuestos y accesorios para cada uno de estos. La explotación de almacenes dedicados al expendio de dichos productos nuevos o usados.

VI. ÁREA RESPONSABLE

El departamento jurídico de Almacenes Navarro Ospina S.A. será el encargado de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. De igual manera será este departamento el encargado de dar trámite a lo solicitado y de esta manera garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.

VII. DEBERES

ALMACEN NAVARRO OSPINA S.A., en su posición de responsable del tratamiento del dato, conforme al artículo 17 de la ley 1581 de 2012, tiene frente a los titulares de datos los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIII. DERECHOS DEL TITULAR

Los titulares de datos, conforme a la ley 1581 de 2012, artículo 8 tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IX. PROCEDIMIENTO

En el caso que un titular de información presente un reclamo con la intención de corregir, actualizar o suprimir la información concernida en la base de datos, deberá realizarlo en forma escrita y presentándolo en cualquier punto de venta de ALMACENES NAVARRO OSPINA S.A. y dirigirlo al Departamento jurídico de igual manera podrá realizarlo mediante correo electrónico al correo dmunera@navarrospina.com . Toda reclamación será atendida dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en la que fuere presentada por el titular de la información.

De igual manera la reclamación presentada por el titular de la información deberá cumplir con los siguientes requisitos: Identificación, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección de notificación, todo lo anterior, acompañado de los documentos que den soporte a la reclamación.

Además de la reclamación el titular de la información podrá consultar ante ALMACEN NAVARRO OSPINA S.A., la información relativa sus datos personales, esta consulta igualmente deberá hacerse en forma escrita y presentándola en cualquier punto de venta de ALMACENES NAVARRO OSPINA S.A. y dirigirlo al Departamento jurídico de igual manera podrá realizarlo mediante correo electrónico al correo dmunera@navarrospina.com .

Esta consulta será atendida en un término de 10 días hábiles siguientes a la fecha en la que fuere presentada por el titular de la información.